La temporada de compras navideñas trae un regalo anual a los minoristas: un aumento en las ventas. Pero con este aumento de ingresos viene el desafío de administrar un mayor volumen de ventas. Tratar con más clientes y más ventas, mientras que simultáneamente se trata de cumplir con los plazos de conteo de inventarios de fin de año, puede dejar a las pequeñas empresas sin personal, con poco inventario y atrasadas en el flujo de efectivo.
El período entre Acción de Gracias y Navidad genera más ventas que cualquier otra época del año para la mayoría de las pequeñas empresas. En promedio, las ventas navideñas representan el 20 por ciento de las ventas anuales en la mayoría de las industrias, según la Federación Nacional de Minoristas. En algunas industrias, esta cifra se eleva al 30 por ciento o más
Si bien las empresas agradecen este aumento en las ventas, también aumenta las horas de trabajo y los gastos laborales. Con más ventas, surgen más clientes que necesitan asistencia, más tickets de soporte, más pedidos de envío y más cambios y devoluciones. Este aumento de actividad termina obligando a 9 de cada 10 empleadores a contratar ayuda estacional para las vacaciones.
Además de ayudar a más clientes, las empresas deben dedicar más tiempo a administrar el inventario durante las vacaciones. Se requiere más trabajo para mantener los suministros almacenados, descargar los envíos, almacenar los estantes y procesar los envíos y las devoluciones.
Además, la temporada de compras navideñas coincide con los plazos anuales para los recuentos de inventario de fin de año. En conjunto, todos estos factores pueden hacer que la temporada de compras navideñas sea una molestia para las pequeñas empresas
Proyección de una mayor actividad de ventas
Con el fin de planificar de manera efectiva para maximizar las ventas de la temporada navideña, la primera clave es hacer proyecciones de ventas precisas. La mejor manera de hacerlo es realizar un análisis de tendencias de ventas utilizando sus datos históricos de ventas para hacer estimaciones objetivas (en lugar de adivinar).
Primero necesitará un sistema para registrar sus datos de ventas. Puede hacerlo manualmente, en un programa de hoja de cálculo como Excel o en una aplicación especialmente diseñada para análisis de inteligencia empresarial, como Microsoft Power BI, Zoho Reports o Salesforce Einstein Analytics. Para una máxima eficiencia, utilice una aplicación de BI que se integre con su software de punto de venta y contabilidad para que sus ventas e inventario se actualicen automáticamente cada vez que realice una venta.
Una vez que tenga un sistema para registrar los datos de ventas, el lugar para comenzar sus proyecciones es mirando sus datos de ventas para la última temporada de vacaciones. Esto le dará una línea de base sobre la que construir. Luego, puede calcular el crecimiento de sus ventas año tras año desde la última temporada de compras navideñas para proyectar cómo se compararán las próximas vacaciones con el año pasado.
Maximice las ventas de la temporada navideña mediante la planificación de los aumentos repentinos de personal, inventario y flujo de caja
También necesitará proyectar mayores necesidades de inventario, personal y flujo de caja. Puede hacer esto extrapolando sus proyecciones de ventas.
Profundice en sus ventas año tras año de productos individuales para predecir qué artículos es más probable que necesiten reabastecimiento. Para los artículos particularmente populares, deberá prestar atención a las tendencias de marketing en su industria y monitorear el desempeño de las ventas en tiempo real a medida que avanza la temporada navideña y tiene una mejor idea de qué artículos son populares. El software de gestión de inventario puede ayudarlo a automatizar el proceso de seguimiento de las tendencias del inventario, proyectar necesidades y realizar pedidos para reabastecimiento.
También puede usar sus proyecciones de ventas para estimar cuántas horas adicionales de mano de obra necesitará para administrar pedidos adicionales para las fiestas. Mire cuántas horas de mano de obra utiliza normalmente para manejar su volumen de ventas, luego use la proyección de crecimiento de las ventas navideñas para estimar proporcionalmente cuántas horas adicionales necesitará para las vacaciones. Esto le dará una idea de cuántos trabajadores necesita contratar o cuántas horas de mano de obra tendrá que manejar mediante la automatización para administrar sus ventas navideñas.
Su inventario y proyecciones de mano de obra pueden indicar que necesitará un flujo de efectivo adicional para cubrir sus gastos de vacaciones para almacenar productos, contratar empleados o comprar herramientas de automatización. Por ejemplo, a medida que se acerca el Viernes Negro, es posible que deba abastecerse de inventario, dejándolo con poco efectivo hasta que convierta su inventario en ingresos por ventas.
En este tipo de situación, necesitará una estrategia de financiación que le ayude a superar el intervalo entre el momento en que sus gastos y el aumento de los ingresos de las vacaciones. Realice un análisis de flujo de efectivo que tenga en cuenta su mayor inventario y proyecciones laborales para ver si tendrá poco dinero en efectivo durante las vacaciones. Si es así, busque opciones de financiamiento a corto plazo, como obtener un préstamo para pequeñas empresas o una línea de crédito que pueda reembolsar después de las compras navideñas. Esto proporciona el combustible financiero que necesitará para generar ingresos adicionales durante las vacaciones.
Aprovechar al máximo el tiempo de inactividad
Aunque el negocio generalmente se recupera durante las vacaciones, aún encontrará que algunos días son más ocupados que otros. Aproveche las pausas en la acción utilizando el tiempo de inactividad para las tareas que deben realizarse. Estos pueden incluir:
Realización de recuentos de inventario de fin de año
Procesamiento de envío y recepción de pedidos
Estantes de almacenamiento
Procesando devoluciones
Tareas de contabilidad
Usar el tiempo de inactividad para eliminar estas tareas lo ayudará a mantenerse al día con todo lo que debe hacerse y evitar abrumarse.
Mantenga su temporada de ventas navideña manejable
Los aumentos repentinos de las ventas navideñas pueden ser difíciles de manejar, pero no tienen por qué ser un dolor de cabeza si planifica con anticipación. Utilice el análisis de tendencias de ventas para proyectar su mayor volumen de ventas y saber lo que le espera. Ajuste la contratación y programación de personal, el inventario y las proyecciones de flujo de efectivo en consecuencia.
Si necesita un flujo de efectivo adicional para mantenerse al día con el aumento de los gastos de vacaciones en mano de obra, inventario o herramientas de automatización, considere solicitar un préstamo o una línea de crédito.
